Nebenkosten sind alle Kosten, die durch den Besitz, die Verwaltung und die stetige Instandhaltung beim Vermieter anfallen. Es gibt umlagefähige und nicht-umlagefähige Nebenkosten. Umlagefähig bedeutet, dass der Vermieter sich diese Kosten vom Mieter zurückholen kann. Die gesetzliche Grundlage dafür bildet §556 BGB. Umlagefähige Nebenkosten werden auch Betriebskosten genannt. Es dürfen nur Nebenkosten umgelegt werden, die regelmäßig entstehen. Die umgangssprachliche Nebenkostenabrechnung, die der Mieter jedes Jahr erhält heißt offiziell Betriebskostenabrechnung. Die Betriebskostenverordnung enthält 17 Kostenpositionen, die der Vermieter auf die Mieter umlegen darf. Diese sind:
- Grundsteuer
- Kosten für Wasserversorgung
- Kosten für Entwässerung
- Heizkosten
- Kosten für Warmwasser
- Kosten verbundener Heizungs- & Warmwasserversorgungsanlagen
- Kosten für den Betrieb des Personen- und/ oder Lastenaufzugs
- Kosten für Straßenreinigung & Müllbeseitigung
- Kosten für Gebäudereinigung & Ungezieferbekämpfung
- Kosten für Gartenpflege
- Kosten für Beleuchtung
- Kosten für Schornsteinreinigung
- Kosten für Sach- und Haftpflichtversicherung
- Kosten für den Hausmeister
- Kosten für den Betrieb der Gemeinschafts-Antennenanlage oder Breitbandverteiler
- Kosten für den Betrieb der Einrichtungen für die Wäschepflege
- sonstige Nebenkosten
Umlegbare und nicht-umlegbare Nebenkosten
Viele dieser Kostenpunkte sorgen bei Mietern für Verwirrung. Deshalb werden wir im folgenden einige dieser Kostenpunkte genauer betrachten. Grundlegend gilt immer: nur regelmäßig anfallende Kosten dürfen umgelegt werden.
Steuern, Versicherungen & Verwaltungsgebühren
Die Grundsteuer fällt regelmäßig an und darf deshalb auf den Mieter umgelegt werden. Auch Grundsteuernachforderungen darf der Vermieter noch nach der Abrechnungsfrist umlegen.
Manche Versicherungsbeiträge können umgelegt werden. Grundsätzlich gilt, dass gebäudebezogene Sach- und Haftpflichtversicherungen umgelegt werden können. Diese können z.B. Personenschäden auf der Grundstücksfläche oder Sachschäden durch Unwetter, Feuer oder Wasser abdecken. Andere Versicherungen z.B. für Rechtsschutz oder Mietausfall sind nicht umlegbar.
Die Verwaltungskosten stellen eine große Ausnahme in den Nebenkosten dar. Viele Kostenpunkte der Verwaltung fallen regelmäßig an. Dazu zählen z.B. die Verwaltungsarbeit und damit verbundene Arbeitskräfte, die Einrichtung der Verwaltung, Bankgebühren, Telefonkosten und Portokosten. Obwohl diese Kosten regelmäßig anfallen dürfen diese nicht vollständig auf die Mieter umgelegt werden. In Sonderfällen und unter bestimmten Bedingungen darf ein regelmäßiger, gleichbleibender Betrag umgelegt werden.
Wasser, Abwasser & Heizkosten
Kosten für das Abwasser sind umlagefähig. Dabei ist es unerheblich, ob das Abwasser in die Kanalisation eingespeist wird oder ob eine hauseigene Entwässerungsanlage genutzt wird. Auch Gebühren für Oberflächenentwässerung und Regenwasser gehören dazu. Reparaturkosten und Kanalanschlussgebühren sind nicht umlagefähig.
Die sogenannten „warmen Betriebskosten“ für Heizung und Warmwasser bilden einen Sonderfall. Sie müssen mindestens zu 50% des individuellen Verbrauchs einer Mietpartei abgerechnet werden. Der restliche Anteil darf genau wie die restlichen Betriebskosten anteilig umgelegt werden. Die Verrechnung erfolgt in der Regel anteilig zur Wohnfläche.
Im Gegensatz zum Warmwasser darf das Kaltwasser vollständig anteilsmäßig auf die Mieter umgelegt werden. Dabei wird der Gesamtverbrauch vom Hauptwasserzähler abgelesen und mit Hilfe eines Verteilerschlüssel auf alle Mieter anteilig übertragen. Besitzt jede Mietpartei einen eigenen Wasserzähler werden die Kosten individuell verrechnet. Auch beim Kaltwasser gibt es eine Ausnahme: Auch Ausgaben für das Ablesen und die Eichung der Wasserzähler dürfen umgelegt werden. Ebenso können Kosten für eine Wasserversorgungsanlage oder die Wasseraufbereitung umgelegt werden.
Reinigung
Regelmäßige Kosten der Gebäudereinigung dürfen umgelegt werden. Dazu gehören z.B. die regelmäßige Reinigung der gemeinschaftlich genutzten Gebäudeteile wie z.B. Ein- und Ausgänge, Flure, Treppen/ Treppenhaus, Keller, Waschküche und der Aufzug. Einmalige Reinigungen z.B. zur Beseitigung von Verschmutzungen nach Bauarbeiten oder durch Vandalismus (z.B. Graffiti) dürfen nicht umgelegt werden. Hier gibt es jedoch eine Ausnahme: Kommt es häufiger zu Verschmutzungen z.B. durch Graffiti dürfen diese Kosten ebenfalls auf den Mieter umgelegt werden.
Kosten für die Müllbeseitigung und Straßenreinigung dürfen umgelegt werden. Auch der externe Räum- und Streudienst darf umgelegt werden. Müssen hingegen die Mieter selbst diese Pflichten übernehmen darf der Winterdienst nicht umgelegt werden.
Einmalige Kosten der Ungezieferbekämpfung können nicht auf die Mieter umgelegt werden. Der Vermieter kann sich die entstandenen Kosten jedoch in Form einer Schadensersatzforderung von dem Mieter zurückholen, der den Schädlingsbefall zu verschulden hat.
Instandhaltung
Kosten für die Pflege von Gärten, Zugängen, Zufahrten und Spielplätzen dürfen ebenfalls vom Vermieter auf die Mieter umgelegt werden. Selbst wenn Mieter nicht zur Nutzung des Gartens berechtigt sind schließt dies nicht die Umlage dieser Kostenposition der Betriebskosten aus.
Auch die Reparatur- und Instandhaltungskosten dürfen nicht vollständig auf den Mieter umgelegt werden. Dazu gehören Ausgaben des Vermieters für Instandhaltungsmaßnahmen, um Abnutzung, Alterung, Witterungseinwirkungen oder sonstige Mängel zu beheben. Wie auch bei den Verwaltungskosten darf lediglich in Einzelfällen ein pauschaler Betrag auf die Mieter umgelegt werden.
Kosten für die Beleuchtung von Gemeinschaftsflächen wie z.B. Treppenhaus, Keller, Waschküche oder Außenbeleuchtung sind umlagefähig. Kosten für die Reparatur von Beleuchtungen sind nicht vollständig umlagefähig. Dazu gehören z.B. Glühbirnen/ Leuchtstoffröhren und Sicherungen. Diese Kostenpunkte sind den Instandhaltungskosten zuzuordnen.
Kosten für die Schornsteinreinigung und die Immissionsmessung der Heizung können als Teil der Heizkosten auf die Mieter umgelegt werden. Selbst wenn der Mieter eine eigene Etagenheizung betreibt und keine Heizkostenabrechnung erhält können die Kosten der Schornsteinreinigung vom Vermieter als Teil der kalten Betriebskosten abgerechnet werden.
Die Lohn- und Lohnnebenkosten eines Hausmeisters darf der Vermieter mit den Mietern abrechnen. Die Tätigkeiten, die der Hausmeister übernimmt dürfen jedoch nicht noch zusätzlich als eigene Kostenposition der Betriebskostenabrechnung anfallen. Dies ist nur in einem Sonderfall erlaubt: wenn für diese Kostenpunkte noch weitere Arbeitskräfte oder Dienstleister bezahlt werden müssen.
Weitere Kostenpunkte der Nebenkosten
Die Betriebskosten eines Fahrstuhls dürfen umgelegt werden. Dazu zählen die Stromkosten für den Betrieb, die Überwachung, die Pflege und die alle 2 Jahre stattfindende Betriebsprüfung. Reparaturkosten zählen nicht zu den regelmäßig anfallenden Kosten und dürfen deshalb nicht umgelegt werden.
Wenn der Vermieter eine Waschküche mit Geräten (Waschmaschine(n), Trockner, …) zur freien Nutzung für alle Mieter bereitstellt können die dadurch entstehenden Betriebskosten umgelegt werden. Dazu gehören Ausgaben für Strom, Wartung und Reinigung der Geräte. Diese Kosten werden zu gleichen Anteilen auf alle Mieter umgelegt, unabhängig davon, ob sie die Geräte tatsächlich nutzen oder nicht. Eine faire Alternative dazu sind münzbetriebene Geräte. Die Einnahmen durch den Münzbetrieb dürfen lediglich für den Betrieb der Geräte verwendet werden.
Die regelmäßigen Gebühren für den Kabelanschluss oder die Antenne sind umlagefähig. Auch für Mieter die keinen Fernseher besitzen fallen diese Kosten an. Die einmaligen Installationskosten sind nicht umlagefähig.
Der Kostenpunkt „sonstige Betriebskosten“ sorgt bei vielen Mietern für Verwirrung. Die sonstigen Betriebskosten umfassen regelmäßig fallende Betriebskosten, die in der Verordnung nicht explizit definiert sind. Hierunter fallen beispielsweise die Wartung der Feuerlöscher. Hierbei ist es wichtig, dass im Mietvertrag klar geregelt ist, welche Kosten jährlich mit dem Mieter abgerechnet werden dürfen.
Anmerkung: Dieser Beitrag soll lediglich einen Überblick über Neben- und Betriebskosten geben und stellt keine Rechtsberatung dar.
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